Afacerile POST-COVID-19: trei pași pentru migrarea online

Dacă ați vândut vreodată mărfuri prin telefon ori pagina web, ați plătit utilizând terminalele de plată ori internet banking, sau ați livrat produse ori servicii prin rețelele de socializare (facebook, instragram etc) atunci cel mai probabil ați făcut comerț electronic. Covid-19 a arătat aproape tuturor că e timpul ca afacerile să aibă prezență online.

 

Deși nu este o noutate, comerțul electronic prezintă particularități și cerințe care trebuie luate în calcul. Sancțiunile pentru nerespectare pot atrage amenzi de zeci de mii de lei sau chiar suspendarea temporară a afacerii. Mai jos descriem trei cele mai importante aspecte de considerat atunci când „urcăm” afacerea și angajații online.

⇨ Pagina web sau cum migrăm online?

Simpla creare a paginii web și afișarea bunurilor spre comercializare nu constituie condiții suficiente pentru un comerț legal. Pe lângă înregistrarea la Agenția Servicii Publice, conform Legii privind înregistrarea de stat 220/2007, este necesară și notificarea privind inițierea activității de comerț la autoritatea administrației publice locale, conform Legii privind comerțul interior 231/2010.

O altă (nouă) notificare este necesară doar pentru unitățile care vând exclusiv sau în principal prin Internet, încadrându-se în clasa 47.91 „Comerțul cu amănuntul prin poștă sau prin Internet”, conform Clasificatorului Activităților din Economia Moldovei aprobat prin Ordinul Biroului Național de Statistică 28/2019.  În cazul notificării privind inițierea activității de comerț pentru clasa 47.91 (adică magazin on-line), taxa locală pentru anul 2020, în municipiul Chișinău, este de 10 000 lei.

În mod general, pagina web a oricărui comerciant trebuie să conțină:

1. informarea despre cookies, categoriile de date imperativ necesare pentru o astfel de monitorizare online și modalitatea de exprimare a consimțământului;
2. informarea clienților cu date autentice despre comerciant, care să cuprindă în principal : (a) denumirea completă, inclusiv forma de organizare juridică; (b) numărul de identificare de stat; (c) adresa juridică, adresa de poștă electronică a persoanei, numărul telefonului de contact; (d) numărul și termenul de valabilitate a autorizației (în cazul în care pentru efectuarea activității este necesară autorizație), precum și denumirea autorității administrației publice ce a eliberat autorizația; (e) codul TVA; (f) datele privind condițiile expedierii, precum și prețurile bunurilor destinate vânzării, tarifele lucrărilor ce vor fi executate sau serviciilor ce vor fi prestate; (g) numărul telefonului de contact și adresa paginii web oficiale ale Agenției pentru Protecția Consumatorilor și Supravegherea Piețe; (h) prețurile bunurilor, tarifele lucrărilor sau serviciilor, inclusiv cu precizarea reducerilor – menționăm că indicarea prețurilor prin expedierea acestuia în mesaj privat este o încălcare a acestei cerințe legale – și alte date specificate în articolul 12 din Legea privind comerțul electronic 284/2004;
3. termenii și condițiile privind protecția datelor cu caracter personal, acestea incluzând în principal (a) numărul de înregistrare în calitate de operator de date cu caracter personal;[1] (b) categoriile informațiilor colectate de la consumator, scopul colectării acestora și modul de prelucrare a datelor cu caracter personal; (c) drepturile de care dispune consumatorul în calitate de subiect al datelor cu caracter personal, în special dreptul de intervenție și de opoziție, modul de realizare a acestor drepturi; (d) cazurile în care datele cu caracter personal pot fi divulgate terților; și alte date specificate în articolul 10 din Legea privind comerțul electronic 284/2004;
4. date cu privire la pașii tehnici și altă informație legată de contractul electronic, acestea incluzând clar și lizibil, cel mai târziu la începutul procesului de formulare a comenzii, dacă se aplică vreo restricție în ceea ce privește livrarea și care sunt mijloacele de plată acceptate – pentru detalii, vedeți a treia secțiune din acest articol „Contractul semnat electronic sau cum e tranziția „de pe hârtie” în spațiul online?”

⇨ Securitatea și confidențialitatea datelor sau cum stabilim obligațiile salariaților?

Pe perioada Covid-19 un număr considerabil de salariați prestează munca la domiciliu. [2] În condițiile privind menținerea distanțării fizice, este posibil ca respectiva modalitate să fie aplicată și în continuare, în mod special de către cei care practică comerțul online.

În atare condiții, notăm că indiferent de faptul dacă salariații prestează munca la distanță sau revin la locul de muncă de bază, obligația de a asigura protecția datelor cu caracter personal în cadrul comerțului online revine agentului economic. Astfel, angajatorul urmează să respecte, printre altele, următoarele reguli:

1. cu privire la protecția datelor cu caracter personal, și anume (a) aprobarea politicii de securitate privind protecția datelor cu caracter personal; (b) aprobarea regulamentului privind sistemul de evidență în cadrul căruia se prelucrează datele cu caracter personal colectate prin intermediul paginii web sau a platformei prin care se desfășoară comerțul online; și (d) desemnarea persoanei responsabile privind protecția datelor cu caracter personal;
2. cu privire la stabilirea clară a obligațiilor angajatului, în contractul individual de muncă sau în acordul adițional la acesta. Acestea pot include: (a) clauze de predare-primire a tehnicii de calcul – în cazul în care salariatul utilizează echipamentul tehnic pus la dispoziție de angajator pentru a presta munca la domiciliu; (b) reguli și cerințe de utilizare a tehnicii de calcul, în scopul asigurării confidențialității și securității datelor cu caracter personal (e.g. interzicerea stocării informației pe suporturi externe, aducerii la cunoștința publicului a informației confidențiale sau a comercializării datelor cu caracter personal, setarea parolelor la documente sau directorii cu informație sensibilă, ajustarea securității rețelei wi-fi a angajatului, etc); (c) obligația de utilizare a adreselor de e-mail de serviciu sau a aplicațiilor care au serverele ori aparțin dezvoltatorilor cu adresa juridică în Republica Moldova sau state din Uniunea Europeană (aceasta poate fi verificat în mod general în condițiile și termenii aplicațiilor).

Chiar și în cazul utilizării platformelor de socializare online pentru practicarea comerțului online, agentul economic trebuie să asigure protecția în condițiile legislației moldovenești.

⇨ Contractul semnat electronic sau cum e tranziția „de pe hârtie” în spațiul online?

Deși documentele electronice sunt în număr mai redus decât cele pe suport tradițional de hârtie, ambele au aceeași valoare probantă. În contextul Covid-19, cât și ulterior, comercianții pot adapta afacerea utilizând respectivul instrument.

Un contract încheiat prin mijloace electronice constă din ofertă și acceptare. Acesta nu reprezintă nicidecum un schimb de scan-uri între părți a exemplarelor semnate cu cerneală (olograf). În comerțul electronic, un contract poate fi încheiat prin 2 modalități

1. sub formă de contract electronic, acesta fiind semnat cu una din 3 tipuri de semnături electronice prevăzute de lege și anume:

– simplă, care nu face trimitere exclusivă la semnatar;
– avansată necalificată, care este creată exclusiv prin mijloacele semnatarului, respectiv face trimitere exclusivă și permite identificarea acestuia;
– avansată calificată, care are la bază un certificat al cheii publice emis de un prestator de servicii acreditat, este creată prin intermediul unui dispozitiv securizat și are aceeași valoare juridică ca și semnătura olografă. Un exemplu practic de aplicare a semnăturii avansate calificate este folosirea semnăturilor mobile de la Moldcell și Orange (pct. 5.3 din Condițiile speciale) prin intermediul paginii web Msign sau aplicației MoldSign.

2. sub altă formă, cu utilizarea mijloacelor electronice, de exemplu prin metoda „click-wrap” sau (cunoscută uzual) acceptarea Termenilor și Condițiilor. Respectiva metodă este larg răspândită și are la bază, pe de o parte, oferta de a contracta materializată sub forma Termenilor și Condițiilor care, conțin date despre preț, modalitate de plată, garanție, livrare, răspundere, confidențialitate și protecție a datelor, iar, pe de altă parte – acceptarea materializată (de regulă) printr-un click prin care cumpărătorul confirmă că acceptă Termenii și Condițiile.

În cazul în care vânzătorul alege să plaseze o comandă (adică să încheie un contract) conform modalității a 2-a, urmează suplimentar ca: (a) înainte ca oferta să fie acceptată, să furnizeze informația cu privire la: pașii tehnici care trebuie urmați pentru a încheia contractul; dacă va fi generat un document care reprezintă contractul și dacă documentul va fi accesibil; mijloacele tehnice pentru identificarea și corectarea erorilor comise la introducerea datelor înainte ca cealaltă parte să accepte oferta; limbile în care poate fi încheiat contractul; și alte clauze contractuale; și (b) să confirme, fără amânări nejustificate, prin mijloace electronice, recepționarea informației privind comanda, inclusiv acceptarea sau respingerea comenzii plasate.

De exemplu, după primirea comenzii, agentul economic expediază o notificare pe adresa de e-mail/numărul de telefon mobil indicat de cumpărător, sau îl informează nemijlocit după plasarea comenzii prin afișare pe pagina web, despre opțiunea salvării datelor/informațiilor afișate urmare a plasării comenzii, și, după caz, imprimarea acesteia pe suport de hârtie.

Adițional, contractul încheiat prin mijloace electronice care obligă consumatorul la plata unor sume, impune în sarcina agentului economic să aducă la cunoștința consumatorului în mod clar și vizibil, imediat înainte ca acesta să facă comanda: (1) principalele caracteristici ale bunurilor sau serviciilor; (2) prețul total al bunurilor sau serviciilor cu toate taxele incluse sau, în cazul în care costul nu poate fi calculat din timp în mod rezonabil dată fiind natura bunurilor ori a serviciilor, modalitatea de calcul al prețului și toate costurile suplimentare de transport, de livrare, taxele poștale ori de orice altă natură sau, în cazul în care acestea nu pot fi calculate din timp în mod rezonabil, menționarea faptului că aceste costuri suplimentare ar putea fi suportate de consumator; (3) durata contractului sau, dacă contractul este încheiat pe o durată nedeterminată ori urmează să fie reînnoit de plin drept, condițiile de rezoluțiune (după caz); (4) durata minimă de valabilitate a obligațiilor care revin consumatorului conform contractului (după caz).

---

[1] Înregistrarea în calitate de operator de date cu caracter personal se efectuează de către Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal, în conformitate cu Legea privind protecția datelor cu caracter personal 133/2011.
[2] Pentru detalii despre munca la domiciliu pe perioada stării de urgență a se vedea SOLUȚII LEGALE PRACTICE PENTRU ANGAJATORI ȘI SALARIAȚI PE PERIOADA STĂRII DE URGENȚĂ.