Felicia Chifa

Constantin-Adi Gavrilă

În Republica Moldova ca și în alte state necesitatea imperioasă de a recurge la medierea online a apărut din cauza situației pandemice provocate de COVID-19. Hotărârea Parlamentului nr. 55 din 17 martie 2020, a instituit starea de urgență, iar Dispoziția nr. 1 a Comisiei pentru Situații Excepționale a Republicii Moldova din 18 martie 2020, a suspendat de drept majoritatea proceselor judiciare, pe o perioadă de 2 luni. Mediatorii nu au fost vizați direct in dispozițiile Comisiei pentru Situații Excepționale a Republicii Moldova, totuși Consiliul de Mediere a venit cu o recomandare  de a desfășura activitatea  mediatorilor în mediul online cu respectarea cerințelor legale și principiilor medierii.

După încetarea stării de urgență, fluxul mare de cauze și ședințele  de judecată  amânate pe perioade îndelungate favorizează recurgerea la metode alternative de soluționare a litigiilor, în special la mediere.

Medierea reprezintă o modalitate alternativă instanței de judecată care are ca scop soluționarea conflictului dintre părți pe cale amiabilă, cu ajutorul unei terțe persoane (mediator), această procedură este prevăzută de Legea nr.137 din 03.07.2015 cu privire la mediere. Rezultatul medierii este tranzacția încheiată dintre parți prin care se va soluționa conflictul. Medierea va fi ghidată de un mediator care este o terță persoană specializată în soluționarea disputelor și care, în condiții de neutralitate, imparțialitate și confidențialitate conduce procedura de mediere, facilitând negocierile dintre părți. Comparativ cu alte modalități de rezolvare a litigiilor medierea are mai multe avantaje:

– rezolvarea rapidă a conflictelor cu costuri reduse, unele conflicte se pot soluționa și într-o singură ședință de mediere.
– participarea benevolă la mediere și libera alegere a mediatorului, părțile pot recurge precum și renunța la mediere oricând fără a suporta careva consecințe negative.
-flexibilitatea procesului de mediere, părțile pot alege data, ora și unele reguli ale procesului de mediere.
– păstrarea unei depline confidențialități a procesului de mediere și a tranzacției semnate în cadrul acesteia.
– deținerea controlul asupra procesului și a rezultatului, părțile vor conveni atât asupra tuturor clauzelor din tranzacția de împăcare cât și asupra tuturor elementelor de proces (locul și durata medierii, participanții, subiectele de discuție). Medierea permite găsirea unei soluții creative de rezolvare a conflictului prin care nimeni nu pierde, toate părțile câștigă.
– posibilitatea de a executa silit tranzacția încheiată la mediator. Dacă tranzacția încheiată în cadrul unui proces de mediere, care a avut loc în afara procesului civil, nu este executată benevol, pentru a fi executată silit părțile, pot cere confirmarea  de către instanța de judecată în condiţiile Codului de procedură civilă, sau învestitirea cu formulă executorie de către notar, dacă tranzacția a fost încheiată între persoane juridice, la cererea tuturor parților.
– reducerea ostilității și a climatului conflictual, prevenirea apariției altor conflicte, conservarea și întărirea relațiilor existente. Știut fiind faptul că hotărârea judecătorească soluționează conflictul, dar nu îl stinge, ba chiar dimpotrivă, soluționarea cauzei în judecată, deseori, face colaborarea parților pe viitor dificilă sau chiar imposibilă.

Medierea fiind un proces, flexibil poate fi ușor desfășurat de la distanță, pe platforme ce dau posibilitatea unor discuții online de succes, în special atunci când o întâlnire cu părțile și reprezentanții părților nu poate fi organizată cu ușurință, spre exemplu atunci când:

– părțile locuiesc în țări diferite sau la distanță mare una față de alta;
– obiectul disputei are o valoare foarte redusă;
– disputa are la bază comerțul electronic / online;
– părțile își doresc soluționarea urgentă a litigiului.

În cazul în care medierea este organizată online, procesul de comunicare dintre mediator și părți este realizat cu ajutorul tehnologiei (telefon, mesaje text, email, comunicare audio, videoconferință sau platforme dedicate ODR) și comportă atât avantaje cât și dezavantaje în coraport cu mediere clasică, fata în față. Astfel, medierea online prezintă o accesibilitate mai mare în timp și spațiu, costuri mai mici și pare a răspunde necesităților participanților în viitor, însă pentru a realiza o asemenea mediere este mai complicat de asigurat comunicarea eficientă bazată pe analiza sentimentelor și a emoțiilor, dar și confidențialitatea procesului de mediere. Totodată pentru a desfășura o mediere online, mediatorul trebuie să dețină  mai multe competențe tehnice, cum ar fi:

– Utilizarea computerului;
– Configurarea și operarea platformei utilizate ( spre exemplu Zoom);
– Capacitatea de a gestiona eficient probleme tehnologice;
– Utilizarea echipamentului tehnic și a mediul înconjurător ( iluminare, sunete);
– Capacitatea de a transmite mesaje verbale și nonverbale clare și eficiente;
– Capacitatea de a demonstra încredere și în lucrul cu tehnologia;
– Posibilitatea de a se adresa simultan persoanelor care se află în diferite țări și regiuni și diferite zone orare – înțelegerea impactului pe care acesta îl poate avea asupra dinamicii comunicare;
– Înțelegerea implicațiilor pentru confidențialitate în stocarea informațiilor digitale;
– Posibilitatea de a combina comunicarea asincronă și videoconferința.

Pentru aplicarea acestor competențe este necesar de a deține: laptop sau calculator desktop cu microfon și cameră video, unul sau două monitoare, microfon și cască separate, sunet de foarte bună calitate, sursă de lumină ”din față”, background real sau virtual, calitatea bună a Internetului (Verifică online https://fast.com/). Pentru a garanta succesul ședinței de mediere online este recomandat să fie testate echipamentele și conexiunea se face cu cel puțin o zi înainte, iar mediatorul trebuie să se asigure că participanții la mediere au toate informațiile necesare pentru utilizarea echipamentelor și pentru accesul la videoconferință.

Legea cu privire la mediere nu prevede expres faptul ca medierea poate fi desfășurată online, dar reglementează  procesul de mediere în câteva etape (inițierea medierii, desfășurarea medierii și încetarea medierii), regulile cărora pot fi transpuse pentru medierea online.

Inițierea medierii. Medierea poate fi inițiată de către oricare dintre părți, inclusiv prin folosirea telefonului În cazul în care medierea este solicitată doar de una dintre părți, mediatorul, la cererea acesteia, va adresa celeilalte părți invitația scrisă, care poate fi transmisă și online (spre exemplu prin email), la fel poate fi executată și obligația de a informa părţile despre scopul medierii, procedură, drepturile şi obligaţiile mediatorului şi ale părţilor, precum şi despre consecinţele procesului de mediere și efectele semnării unei tranzacții. Urmează încheierea contractul de mediere în formă scrisă, care la fel poate fi efectuată online, inclusiv prin folosirea emailurilor părților sau a anumitor platforme. Pe contractul de mediere poate și aplicată semnătura electronică, iar în caz de imposibilitate de a o aplica este posibil de a folosi serviciile de curierat pentru a transmite documentele pentru a fi semnate sau de a combina medierea online cu cea față în față

Totodată, la etapa inițierii medierii Institutul Internațional de Mediere a indicat următoarele  competențele de bază ale e-mediatorilor pentru medierile online:

– Identificarea standardelor industriei în privința platformelor securizate;
– Analizarea și construirea confortului participanților cu tehnologia utilizată;
– Analizarea beneficiilor și riscurilor asociate cu utilizarea medierii online;
– Analizarea și explicarea riscurilor potențiale (cu limbaj comun) în privința controlului asupra confidențialității discuțiilor și informațiilor;
– Discutarea cu părțile a problemelor tehnice posibile și a soluțiilor asociate;
– Crearea unui Contract de Mediere care include clauze referitoare la înțelegerea tehnologiei utilizate și definește obligațiile mediatorului și părților în păstrarea confidențialității informațiilor;
– Obținerea acordului prealabil al tuturor părților cu privire la participanți;
– Proiectarea procesului de urmat în cazul în care platforma nu funcționează;
– Testați funcționalitățile înainte de a le utiliza (i.e. Sesiuni separate);
– Organizarea de discuții bilaterale cu părțile în pregătirea procesului de mediere. [1]

Desfăşurarea medierii – este partea în  care pot fi folosite diferite tehnologii, însă sunt recomandate platformele care permit videoconferințe, (ex. Zoom) pentru a observa limbajul non verbal și reacțiile persoanelor și aplicarea tacticilor si tehnicilor de mediere, dar pentru a putea permite prezența avocaților la care părțile au dreptul în timpul medierii. În timpul desfășurării medierii sunt recomandate :

– Utilizarea sălii de așteptare și ”invitarea” părțile împreună în sala virtuală de mediere;
– Monitorizarea percepției părților cu privire la platforma utilizată;
– Conștientizarea funcționalităților și limitărilor platformei utilizate;
– Înțelegerea și gestionarea impactului tehnologiei asupra diferențelor de putere (e.g. abilități diferite în utilizarea computerului, viteza legăturii Internet)
– Aplicarea tehnicilor de gestionare a emoțiilor și de ascultare activă ”online”;
– Utilizarea tehnologiei pentru facilitarea negocierii;
– Luarea în considerare a locației geografice și a orientării culturale a părților;
– Asigurarea unui comportament profesional al mediatorului;
– Utilizarea tablei virtuale și gestionarea procesului de redactare a acordului. [1]

Încetarea medierii . Medierea poate înceta:

– la semnarea de către părți a tranzacției
– la constatarea de către mediator a imposibilității părților de a ajunge la un acord;
– la renunțarea uneia sau a ambelor părți la mediere;
– la expirarea termenului stabilit pentru procesul de mediere, dacă părțile nu au solicitat prelungirea acestuia;
– la retragerea mediatorului din procesul de mediere atunci când la etapa de inițiere sau pe parcursul procesului de mediere, apare o circumstanță de natură să afecteze scopul medierii, neutralitatea sau imparțialitatea mediatorului;
în caz de deces al părții persoană fizică sau de lichidare a părții persoană juridică;

În cazul încetării medierii online, apare necesitatea semnării actelor care duc la încetare, în special a tranzacției. În această situației recomandăm aplicarea semnăturii electronice, însă o altă soluție este combinarea medierii online cu mediere față în față la etapa semnării actelor.

Totodată după mediere, Institutul Internațional de Mediere recomandă păstrarea legăturii cu părțile după procesul de mediere online și colectarea de feedback. [1]

Având în vedere dimensiunile demografice ale populației și gradul de accelerat al utilizării tehnologiei pentru comunicare, pentru afaceri și multe alte scopuri, accesul la justiție va putea fi facilitat și prin aceste mijloace, digitalizând astfel paradigmele seculare ale justiției și aducând lângă justiția clasică un număr de filtre, de metode alternative, evident, incluzând aici medierea online.  Conchidem că medierea online era un lucru inevitabil în viitor, perioada pandemică doar a grăbit momentul aplicării la scară largă, iar în virtutea avantajelor sale, medierea online, va deveni în  curând o modalitate tot mai răspândită de soluționare a litigiilor.

Referințe:

1. Anexa 2 la competențele de bază ale e-Mediatorilor definite de Institutul Internațional de Mediere accesibile la https://www.imimediation.org/about/who-are-imi/odr-tf/